L’enjeu des archives municipales de Vancouver est aujourd’hui d’élargir l’accès à ses ressources par le biais de la numérisation. Une petite équipe poursuit ainsi cette quête en essayant de rendre hommage à l’héritage laissé par le premier archiviste de la ville, le Commandant Matthews.
À l’entrée du bâtiment, le visage d’un homme robuste et stoïque vous accueille. Sculpté dans le bronze, le Commandant Matthews observe, impassible, la vie des archives municipales qu’il a fondées il y a de cela 76 ans. L’ensemble de sa collection personnelle repose ici. Parmi les documents accumulés depuis : les comptes rendus et les arrêtés municipaux, les tableaux, les cartes, les photographies, et bien d’autres encore.
« À sa mort en 1970, il y a eu un grand changement dans le métier, explique Heather Gordon, responsable des archives. Matthews était dans une démarche de collectionneur. Aujourd’hui, tout le personnel a une formation de bibliothécaire ou d’archiviste, une voie professionnelle qui est à présent offerte dans les universités. Cela nous permet notamment de savoir distinguer les documents que l’on garde, de ceux que l’on peut jeter. »
Dans la petite salle de lecture ouverte au public, on utilise encore les méthodes d’antan. Dans un pot à l’accueil, des crayons à papier : « pour éviter les tâches d’encre sur des documents originaux », explique Heather. À côté, une poignée de gants blancs pour manipuler les photographies, notamment les vieux négatifs sur plaques de verre.
Prioriser la numérisation
« Les archivistes s’attèlent à tout numériser pour offrir un accès plus étendu de nos données en ligne », détaille Sue Bigelow, conservatrice en charge de la numérisation. En effet, 57 % des utilisateurs ne viennent pas fouiner sur place, et comptent sur le téléphone, le fax, ou Internet. « Le problème qui pourrait se poser à l’avenir est davantage lié aux archives “informatiques” : les images en format JPG ou les formats audio MP3 par exemple. Dans quelques années, il se peut que ces formats disparaissent au profit de nouveaux. Notre mission est donc de prioriser la numérisation des documents en fonction de leur durabilité dans le temps. »
Et il y en a : dans les coulisses, des boîtes sont rangées par dizaines sur les étagères, éclairées par une lumière filtrée dans une pièce maintenue à 21°C. Alignés sur près de 2 km, des dossiers en tous genres sont entreposés : depuis le premier compte rendu du conseil municipal datant du 10 mai 1886, à une peinture représentant deux hommes du début du 20e siècle dans le parc de Capilano, en passant par un parchemin original du 10 juillet 1783 afférent à la nomination de George Vancouver au grade de lieutenant de vaisseau, le plus vieux document des archives de la ville. On compte également 1,5 million de photographies, 6 800 cartes, 13 000 brochures, ou encore 30 500 dessins d’architectes.
L’autre défi est donc la conservation de toutes ces données. Outre des travaux de rénovation prévus l’été prochain pour faire tomber la température à 18°C et réduire le taux d’humidité à 40 %, Sue utilise une autre technique de manière à préserver le matériel le plus longtemps possible avant de passer à la numérisation : un congélateur géant ! À – 17°C, cet espace de stockage stoppe la détérioration des photographies, des films ou de tout élément en couleur. Une technique reconnue qui permet « de conserver pendant au moins cinquante ans un document dans le même état », assure Sue. Au final, alors qu’elle ne cesse d’évoquer les défis de l’avenir, il est amusant de constater que son petit laboratoire est truffé de machines dépassées par le temps. « Ce sont celles qui résistent le mieux, et qui nous permettront toujours de revisiter le passé, quelque soit l’évolution des technologies », argumente-t-elle.
D’ici l’automne, Sue espère qu’au moins trois des sept tomes de la collection Early Vancouver du Commandant Matthews seront numérisés et accessibles en ligne. « Il ne suffit pas simplement de les scanner. Il faut traduire ce qu’il voulait dire ! Son écriture et ses codes de référence sont reconnaissables entre tous, mais il faut savoir les déchiffrer », plaisante Sue. ■
Sophie de Kepper
